Finansijske institucije su među najvećim korisnicima kancelarijskog papira za štampanje. Da biste uspeli da efikasno i ekonomično odštampate sve one ugovore, potvrde, listinge i priloge (i to najčešće u više primeraka), neophodan je pouzdan sistem štampe.
Banca Intesa je najveća banka u Srbiji, sa više od 200 ekspozitura i nekoliko regionalnih centara koji se nalaze na čitavoj teritoriji Srbije. Uspostavljanje optimizovanog sistema štampe na svakoj lokaciji, kao i povezivanje u jedinstveni sistem koji će zadovoljiti najviše standarde tehnologije, produktivnosti, izveštavanja, kontrole i sigurnosti, propisanih kako od same Banke, tako i od Narodne banke Srbije, predstavljao je kompleksan ali i izazovan zadatak.
E‑Port i Toshiba
Nakon višemesečnog testiranja raspoloživih ponuda na tržištu, Banca Intesa se opredelila za rešenje kompanije E‑Port, sa Toshiba multifunkcionalnim uređajima i štampačima u kombinaciji sa softverom PaperCut MF. Outsourcing‑om kompletne usluge Banka se oslobodila briga oko investicija u nabavku najsavremenije opreme, održavanja i snabdevanja potrošnim materijalom. Trošak na kraju meseca zavisi samo od broja odštampanih strana, transparentan je i predvidljiv, čime je omogućeno lako planiranje budžeta.
Praćenje u realnom vremenu omogućava pravovremenu dostavu tonera i obavljanje servisa bez angažovanja zaposlenih Banke ‑ obaveštenja o statusu uređaja i potrebama za potrošnim materijalom se šalju direktno E‑Port‑u koji obezbeđuje kompletnu podršku. Centralizacijom štampe se postižu najveće uštede u troškovima, tako da su u Banci korisnici orijentisani na velike multifunkcionalne uređaje. Izuzetak je manji broj korisnika kojima je zbog prirode posla neophodno da imaju štampač pri ruci, kao što je to slučaj sa nekim od zaposlenih u filijali koji su u direktnom kontaktu sa klijentima.
Kontrola korišćenja uređaja se postiže putem korporativnih beskontaktnih ID kartica koje je Banka već koristila za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa, čime je omogućena evidencija svih poslova po korisnicima (štampanje, skeniranje i kopiranje). U slučaju da je neki od uređaja zauzet ili van funkcije, korisnik autorizacijom na bilo kom uređaju u mreži može da preuzme dokument poslat na štampu – svi poslovi štampe se čuvaju na print serveru i puštaju na onom uređaju na kome se korisnik prijavi karticom.
Bezbednost kao prioritet
Korisnik može da preuzme samo svoje poslove i da koristi one funkcionalnosti uređaja koje su mu dozvoljene. Na primer, kolor štampa se može omogućiti samo određenim korisnicima ili grupi korisnika, dok bi svi ostali koji se prijave na kolor uređaj mogli da štampaju i kopiraju crno‑belo. Jednostavno se mogu definisati dodatna pravila koja omogućavaju uštede. Sinhronizacija sa IT sistemom Banke je obezbeđena tako da je moguće iskoristiti postojeća pravila i polise uređaja koje su mu dozvoljene. Na primer, kolor štampa se može omogućiti samo određenim korisnicima ili grupi korisnika, dok bi svi ostali koji se prijave na kolor uređaj mogli da štampaju i kopiraju crno‑belo. Jednostavno se mogu definisati dodatna pravila koja omogućavaju uštede. Sinhronizacija sa IT sistemom Banke je obezbeđena tako da je moguće iskoristiti postojeća pravila i polise. Čitav sistem je lak za upravljanje, praćenje i izveštavanje sa jedne centralne lokacije. Postoji centralni print server i sekundarni print serveri na svakoj od lokacija koji komuniciraju sa centralnim. Za komunikaciju su dovoljni linkovi male propusne moći zato što kroz njih ne prolaze poslovi štampe, već samo upiti i izveštaji između servera. Čak i kad bi ovi linkovi bili u prekidu, što se u praksi retko dešava pošto i oni imaju svoje backup linkove, sekundarni print serveri bi nesmetano obavljali svoje poslove a po uspostavi veze bi poslali izveštaj primarnom serveru. Svaki od primarnih i sekundarnih servera ima svoj backup server, čime su obezbeđene visoka dostupnost sistema (High Availability) i Disaster Recovery. Hardverska zahtevnost za print servere nije velika tako da su kao sekundarni serveri iskorišćene postojeće radne stanice. U izveštajima se uređaji mogu grupisati na različite načine, odražavajući organizacionu strukturu kompanije. Postoji preko 50 predefinisanih izveštaja koji se mogu prilagoditi specifičnim zahtevima. Dovoljno ih je jednom podesiti kako bi oni automatski bili kreirani i poslati na mejl na kraju svakog dana, nedelje, meseca... Garancija funkcionisanja sistema je i visok SLA koji obezbeđuje E‑Port za sve lokacije u Srbiji.
