MDS /Managed Document Services/ je posvećen, dugoročan pristup za racionalizaciju procesa upravljanja dokumentima. To uključuje pribavljanje podataka, njihovo arhiviranje, tokove dokumenata, sigurnost podataka i upravljanje okruženjem. Toshiba MDS optimizuje vaše štampače i unapređuje upravljanje štampom i dokumentima u vašoj kompaniji. Pomaže vašoj kompaniji da postigne dugoročnu profitabilnost, efikasnost, uštedu u troškovima i zaštitu životne sredine.
Sam proces se odvija u nekoliko faza: analiza, projektovanje, implementacija, upravljanje, kontrola.
Analiza
je prvi korak za procenu vaše flote štampača koji vam obezbeđuje:
- Ukupne troškove vlasništva (Total Cost of Ownership, TCO) uređaja i procesa.
- Sprovođenje strategija za dugoročno smanjenje troškova i povraćaj ulaganja.
Procene se kategorizuju na sledeći način:
- Osnovna procena se sprovodi interno za merenje količine štampe i obezbeđuje preliminarno razumevanje troškova po stranici za konkretne uređaje i njihovo iskorišćenje.
- Srednja procena kombinuje osnovne kompanijske podatke sa dodatnim istraživanjem da bi prikazala troškove trenutnog stanja i daje dublju analizu troškova dokumenata i kakvi su oni u poređenju sa sličnim organizacijama u smislu operativne efkasnosti.
- Detaljna procena je najsofisticiranija i uključuje sveobuvatnu procenu tokova dokumenata. Daje potpuni uvid u trenutne troškove vaše organizacije i obezbeđuje savete o preporučenom budućem stanju.
Projektovanje
Toshiba tim će projektovati rešenje koje će vam pomoći da:
- Smanjite troškove.
- Unapredite operacije.
- Sačuvate resurse.
- Maksimizirate kontrolu.
- Osigurate dokumenta.
- Ovo uključuje pravi hardver, softver i usluge koje obezbeđuju merljive i dugotrajne koristi.
U fazi projektovanja, Toshiba tim može:
- Optimizovati upravljanje poslovima štampe.
- Upravljati potrošnim materijalom i održavanjem.
- Smanjiti štetan uticaj na životnu sredinu.
- Razviti ekološka pravila štampe koje vam omogućuju da sačuvate papir, toner i energiju.
Implementacija
Instaliranjem novog hardvera, softvera i usluga razvoja, uživaćete u nesmetanoj tranziciji i minimalnom ometanju vašeg poslovanja. Usluge tranzicije i implementacije uključuju:
- Uključivanje zaposlenih u komunikaciju kako bi što lakše prešli u novo okruženje.
- Obezbeđivanje treninga tako da zaposleni mogu da budu efkasniji.
- Upravljanje podešavanjima okruženja kako bi kreirali ekološko radno okruženje.
- Upravljanje projektima kako bi obezbedili konstantno usavršavanje i odgovarajući servisni nivo.
Upravljanje
Toshiba obezbeđuje konstantnu podršku odgovarajućim održavanjem vaše fote uređaja u skladu sa defnisanim servisnim nivoom (Service Level Agreement, SLA).
- Daljinsko nadgledanje – Toshiba može da smanji ukupne troškove, konstantnim uvidom u vaše uređaje (24/7) maksimizujući tako vreme koje su uređaji u upotrebi. Vaše osoblje će imati jedan kontakt za sve upite, situacije i probleme.
- Konsolidovan sistem obračuna – Samo jedan konsolidovan obračun, napravljen da odgovara vašim specifčnim zahtevima, za sve vaše uređaje, potrošni materijal ili troškove rentiranja.
Kontrola
Ova faza osigurava da su primenjene usluge od implementacije do upravljanja optimizovane da zadovoljavaju servisni nivo (SLA).
- Konstantna revizija i usavršavanje procesa za trajnu efikasnost, produktivnost i uštedu u troškovima.
- Redovna analiza i fino podešavanje sistema štampe i tokova dokumenata obezbeđuje da su zadovoljene sve potrebe vaše kompanije kad god se vaš posao menja.